Gode råd til arrangører af større sportevents

Selv om vejen mod en vellykket sportevent er forskellig, er der nogle generelle træk, der gør sig gældende.

En god ansøgning giver ikke garanti for hverken penge, haltid, kridtstreger eller blomster. Når det er sagt, er det en god ide at lægge kræfter i de sider, der skal afleveres, da dette forarbejde skaber de bedste forudsætninger for en event. Men før man kommer så langt, skal det nationale idrætsforbund godkende eventen i forhold til stævnekalderen og med henblik på, hvis flere klubber er interesseret. Idrætsforbundet kigger også efter det rigtige geografiske sted, som kan opfylde krav om ordentlige faciliteter i områder med en overkommelig afstand. Hvis det nationale idrætsforbund godkender eventen, skal hele processen gentages med henblik på det internationale forbund, som kigger på ansøgningerne fra de interesserede lande, hvor nogenlunde de samme kriterier vurderes.

Forarbejdet til en sportevent kan blandt andet omfatte:

  • Materiale om klubben og klubbens tidligere erfaringer med lignende arrangementer
  • Undersøgelse af mulige datoer i henhold til stævnekalenderen (nationalt og internationalt)
  • Find mulige faciliteter og undersøg afstande mellem dem og transportsteder, overnatningssteder o.l.
  • Undersøg mulige overnatningssteder og priser
  • Et budgetoverslag
  • Materiale med generelle informationer om byen, regionen (brochurer, video, billeder, hjemmesider)
  • Pressefaciliteter
  • Kontakt til kommune

Når eventen er i stævnekalenderen, fortsætter arbejdet med at skaffe alt det, som skal bruges i løbet af en sportevent. Det kan fx være penge, sponsorater, blomster, t-shirts til hjælperne, musik, flag, lokaler, borgmestertale m.m.

En ansøgning om yderligere midler kan indeholde:

  • Arrangementets art (VM, EM, NM, DM, Grand Prix)
  • Tid og sted
  • Forventet størrelse (aktive deltagere, andre deltagere)
  • Arrangør
  • Budget
  • Aftaler, som allerede er lavet (sponsorater, overnatning)
  • Aftaler om pressedækning (tv, radio, skrivende presse, oprettelse af hjemmeside)
  • Lidt om klubben (pr-materiale, klubblad, henvisning til hjemmeside)
  • Oplysninger fra lignende events (deltagerliste, programmer, medieomtale)